Yeni Yönergelerle Şirketlerin Ortaklar Toplantıları Nasıl İyileştirilebilir?

10 Ocak 2024 tarihinde SEC Ofisi, borsaya kote olan şirketlerin ortaklar toplantılarıyla ilgili yönergeler yayınladı. Bu yönergelerin amacı, toplantıların iyi yönetişim, şeffaflık ve verimlilik açısından geliştirilmesi, ortakların katılımının sağlanmasıydı.

Ana hususlar şu şekilde sıralanabilir:

Yöntemler ve İşlemler
Yönergeler, borsaya kote olan bir şirketin yönetim kurulunun bir yüz yüze ortaklar toplantısı veya birleşik bir yüz yüze ve çevrimiçi toplantı (hibrit) düzenlemeyi düşünmesini önermektedir.

Çevrimiçi bir toplantı durumunda, şirket, toplantıya katılan ortakların yasalara, yönetmeliklere ve şirketin ana sözleşmesine uygun olarak katılım ve haklarını kullanma imkanı sağlayan prosedürleri göz önünde bulundurmalıdır. Bu prosedürler, standartlaştırılmış bir çevrimiçi toplantı sistemini, uygun iletişim yöntemlerini ve idari prosedürleri (örneğin, kayıt, doğrulama ve soru-cevap oturumları) içermektedir. Daha fazla bilgi için SEC’nin SSS bölümüne bakabilirsiniz.

Gündem Maddelerinin Sunumu
Şirket, her gündem maddesine uygun ve yeterli sunum süresi ve soru-cevap oturumları ayırmalıdır. Böylelikle ortaklar, değerlendirme ve oy verme için tam ve yeterli bilgiye sahip olabilirler. Örneğin, bir ana veya ilişkili taraf işlemi ile ilgili bir gündem maddesinde, yönetim kurulu veya yöneticiler, işlem hakkında arka plan bilgilerini, koşulları, olumlu ve olumsuz yönlerin analizini ve işlemin şirket ve ortakları üzerindeki etkilerini sunmalıdır. Ayrıca, yetki devrini açıkça belirten yönetim kuruluna veya herhangi bir kişiye verilen yetki kapsamı da belirtilmelidir.

Soru Sorma ve Soru-Cevap Oturumları
Şirket, ortakların toplantıya ilişkin davetiye (gündem maddeleri ve ekler dahil olmak üzere) yasada belirtilen sürenin uygun şekilde gönderilmesini ve şirketin web sitesinde belgelerin yayınlanmasını sağlamalıdır. Şirket, her gündem maddesi için ortakların soruları ve yorumları için yeterli zaman ayırmalı ve toplantıya açık ve eksiksiz cevaplar sağlamalıdır.

Çevrimiçi bir toplantı durumunda, şirket, tüm ortaklara sorulan soruları ve şirketin verdiği cevapları bildirmelidir. Ayrıca, şirket, Tayland Menkul Kıymetler Borsası’nın açıklama kuralları ve şirketin web sitesi gereklilikleri gereğince tüm soru-cevapları halka açıklamalıdır. Ek olarak, şirketin toplantı tutanaklarının doğru, eksiksiz ve anlaşılır olduğundan emin olmalı ve bu tutanakları yatırımcılara ve halka açıklamalıdır.

Yıllık genel kurul toplantılarının sezonuna yaklaştığımız şu dönemde, borsaya kote olan şirketlerin ortaklar toplantılarını nasıl düzenleyecekleri dikkatle incelenecektir. Şirketler, iyi yönetişimi desteklemek ve ortakların katılımını teşvik etmek için yukarıdaki yönergeleri dikkate almalı ve uyum sağlamalıdır.

Soru veya destek talepleriniz için bize ulaşmaktan çekinmeyin.

Makalede sunulan ana konular ve bilgilere dayalı olarak aşağıdaki SSS bölümünü oluşturduk:

S. Yayınlanan yönergelerin amacı nedir?
C. Yönergeler, toplantıların iyi yönetişim, şeffaflık ve verimlilik açısından geliştirilmesi ve ortakların katılımının sağlanması amacıyla yayınlanmıştır.

S. Yönergeler ne tür yöntem ve işlemleri önermektedir?
C. Yönergeler, borsaya kote olan bir şirket için yüz yüze ortaklar toplantısı veya hibrit bir yüz yüze ve çevrimiçi toplantı düzenlenmesini önermektedir.

S. Çevrimiçi toplantı durumunda şirket ne yapmalıdır?
C. Şirket, toplantıya katılan ortakların katılım ve haklarını kullanma imkanı sağlayan prosedürleri göz önünde bulundurmalı ve SEC’nin SSS bölümünde daha fazla bilgi bulunabilir.

S. Gündem maddelerinin sunumu nasıl olmalıdır?
C. Şirket, her gündem maddesine uygun ve yeterli sunum süresi ve soru-cevap oturumları ayırmalıdır. Böylelikle ortaklar tam ve yeterli bilgiye sahip olabilirler.

S. Şirket, ortaklara nasıl soru sorma imkanı sağlamalıdır?
C. Şirket, toplantıya ilişkin davetiyeyi zamanında göndermeli ve ortakların soruları ve yorumları için yeterli zaman ayırmalı ve açık ve eksiksiz cevaplar sağlamalıdır.

S. Çevrimiçi toplantılarda şirket ne yapmalıdır?
C. Şirket, çevrimiçi toplantılarda ortakların sorularını ve şirketin verdiği cevapları bildirmeli ve Tayland Menkul Kıymetler Borsası’nın açıklama kuralları gereği tüm soru-cevapları halka açıklamalıdır.

S. Hangi yönergeleri dikkate almalıyız?
C. Yukarıdaki yönergeleri dikkate alarak şirketler, iyi yönetişimi desteklemek ve ortakların katılımını teşvik etmek için uyum sağlamalıdır.

Size yardımcı olmak veya destek talepleriniz için bize ulaşabilirsiniz.